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細節管理忌“對小錯大”
時間:2023年08月12日
信息來源:互聯網
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“對小錯大”定律
2022年8月,速度時空信息科技股份有限公司申請創業板上市材料中披露,因公司員工填錯財務數據,提交的高新技術企業申報材料中引用數據錯誤,導致公司未通過2021年度高新技術企業認定;從2018年開始,上市公司上?迫A生物工程股份有限公司(簡稱科華生物)收購西安天隆科技有限公司和蘇州天隆科技有限公司(合稱天隆公司)過程中,由于其收購方案和收購協議中沒有設置估值上限,這一漏洞導致天隆公司股東有機會要求科華生物以105億元收購天隆公司剩余的38%股權(被業內稱為“天價仲裁”),最終導致科華生物被ST(退市風險警示)。
上述企業管理事例表明,員工在工作中做對一件小事可以說是職責所在,當做好大量小事時企業才能取得高績效?梢坏﹩T工做錯了某件小事就可能會引發大問題,導致企業項目失敗、無法獲得高績效。一家企業的良性發展需要將每項工作都落實到位,如果有一兩項工作出現紕漏,可能就會面臨風險。“做對了不過是小事,做錯了就可能釀成大事”,筆者把這種企業管理過程中的常見情形稱為“對小錯大”定律。
企業要讓員工深刻認識“對小錯大”的潛在影響,做對一件事不足以讓一家企業持續良性運行,但做錯一件事就能讓一家企業面臨危機。例如微盟“刪庫”事件就是一個典型案例。2020年2月23日19時左右,香港上市公司微盟集團研發中心運維部運維人員賀某,通過個人VPN登入公司內網故意刪除了數據庫,公司SaaS服務出現故障,導致微盟平臺約300萬商家的小程序全部宕機。微盟損失慘重:事件發生后的一周,微盟股價下跌22%,市值下跌約30億港幣;微盟需支付300萬家商戶的賠償費用;微盟最大的競爭對手有贊趁此機會迅速搶奪客戶。
這場重大事故導致微盟創始人孫濤勇、涉案員工、300萬商戶、SaaS產業損失慘重。出現這次事故的原因,一方面是微盟涉案員工的“不理智”,另一方面是微盟內控機制出了問題,最主要的是權限管理問題。微盟業務系統數據庫(包括主備)都被一人刪除,說明企業不能給某一位員工太大權限,比如進機房權限、數據庫刪改權限等要配置給多位員工,其中有刪改主數據庫權限的員工就不能同時有備份數據庫的權限。權限管理是安全管理的重要措施,機構越大,安全管理越重要。大多數成熟的SaaS企業或大型銀行的信息中心都有接近實時同步的主從服務機制(或備份系統),其中一套服務出現問題時可以瞬間切換到其他鏡像服務。為防范服務商系統性故障,冷備份通常分布在不同的云主機服務商。“對小錯大”與“木桶原理”的內在邏輯是相似的,從不同角度反映了一個系統良性運行所需的條件以及各條件之間的關系。
“搬運工”大行其道
許多企業意識到“對小錯大”的影響后已經開始推行細節管理,并且對違反細節管理的行為制定了看似細致的處罰規定。例如,某銀行的《員工處罰情況通報》中有這樣的內容:辦公室員工“短發未攏至耳后”“襯衫下擺未掖入褲內”“托腮坐姿”“叉腰站姿”“桌面有零食”要處以750元、500元、250元不等的罰款。在所謂的細節管理氛圍中,這家銀行的員工工作狀態變成了“不求有功、但求無過”,為了不出差錯,多數基層員工形成了不經過思考的“搬運工”式辦事風格。
有一次,一家企業想在這家銀行辦理賬戶更新事項,企業承辦人通過微信詢問該銀行職員需要帶哪些資料,職員給他轉發了存在錯誤的材料清單,并說明要按照此清單準備資料。企業承辦人看后問:“2019年就取消開戶許可證了,我們公司是2019年后新成立的,沒有開戶許可證怎么辦?”銀行職員說他也不知道,等他請示上級后再做回復。仔細看,銀行職員發來的材料清單不只是開戶許可證的問題,還有兩個問題:一是編號中缺少第5項,是否漏寫了?二是“法人身份證”有歧義,既可以理解為企業法人營業執照,也可以理解為企業法定代表人個人身份證。
這種死板的“搬運工”工作方式是流于表面的細節管理,不是務實的細節管理,因為這種方式并沒有減少工作差錯,反倒徒增工作量,還容易引發與客戶的矛盾。這種偽細節管理導致員工形成了不思考對錯、不區分優劣、不分析問題、不更新舊規、不改進工作作風的壞習慣。
不背離細節管理初心
鑒于許多企業雖高舉“細節管理”大旗,卻讓“搬運工”大行其道,背離細節管理的初心和使命,所以筆者建議已經推行細節管理的企業從以下方面重新梳理和改進:
1.規章制度方面
對于已經實施的規章制度(含各種操作指南),梳理哪些規定已經過時?哪些實際工作中很難做到?平時經常實施的做法哪些還沒有納入規章制度?同時,統計規章制度中被處罰的行為類型,分析處罰形成的原因是否因為規章制度不合理?由于企業規章制度和考核目標有時會因“上有政策,下有對策”出現南轅北轍的情況,所以要進一步梳理分析,規章制度的實施有沒有“扭曲”員工正常行為,有沒有強人所難。
2.員工行為方面
企業應讓員工學習開發和利用資源的方法、提高相應技能,鼓勵員工主動發現問題、提出改進建議。企業相關部門要在日常工作中注意收集“搬運工”典型事例,再以此為反面教材編入學習資料,如此學習才有實際效果。對于能主動發現問題、積極提出建議的員工,可稱其為“修理工”。企業定期對“搬運工”和“修理工”進行評選,獎勵“修理工”、鞭策“搬運工”,激活員工工作活躍度。
(作者:佚名)
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